Wielu z nas prowadzi na co dzień korespondencję biznesową w języku angielskim. Nie wszyscy jednak wiedzą, w jaki sposób skonstruować poprawnie mail po angielsku, jakiego zwrotu grzecznościowego użyć na początku, a jakiego na końcu wiadomości. A przecież umiejętność napisania maila po angielsku ma znaczenie kluczowe w kontaktach biznesowych. Poniżej przedstawiamy kilka wskazówek, którymi należy kierować się przy konstruowaniu e-maila po angielsku.
Przed wszystkim należy określić temat maila. Jest to krótka informacja dotycząca przedmiotu wysyłanej przez nas wiadomości. Jeśli chcemy uzyskać ofertę cenową na dany produkt, w temacie możemy napisać: „Request for quotation”. Jeśli z kolei naszym celem jest zaprezentowanie usług firmy i chęć nawiązania współpracy, temat może zawierać np. sformułowanie: „Cooperation offer.”
Przejdźmy do treści zasadniczej. Każdy e-mail powinien składać się z kilku podstawowych elementów, do których należą:
Każdy e-mail należy rozpocząć od powitania, stosując odpowiedni zwrot grzecznościowy. Jeśli nie znamy danych odbiorcy, możemy użyć ogólnego sformułowania „Dear Sir/Madam” lub odnieść się do zajmowanej przez niego funkcji lub stanowiska, np. „Dear Human Resources Manager”. Jeśli natomiast znamy nazwisko adresata, dobrze jest zwrócić się do niego bezpośrednio, np. „Dear Mr. Smith” lub „Dear John”, jeśli relacje z daną osobą są nieco mniej formalne.
Po zwrocie powitalnym mile widziany jest wprowadzający zwrot grzecznościowy, jak na przykład: „I hope this e-mail finds you well”.
Następny krok to określenie celu wiadomości. Ważne jest, by jasno opisać, czego oczekujemy od adresata. Konkretna, zwięzła i dobrze sformułowana informacja umożliwi właściwe zrozumienie Twojej potrzeby, a tym samym przełoży się na szybką reakcję ze strony adresata wiadomości. Nie należy bowiem zakładać, że odbiorca zawsze wie, czego się od niego oczekuje. Trzeba zatem w prosty sposób wyrazić, jakich skutków/działań oczekujemy od adresata.
Jeśli napiszemy: „Would you be so kind and send me the last report dated April 21?”, możemy mieć pewność, że odbiorca będzie dokładnie wiedział, jakie kroki ma podjąć.
Istotnym elementem każdego maila w języku angielskim jest jego zakończenie. Można w nim przypomnieć, czego oczekujemy od adresata, np.: „Looking forward to receiving the report”. Warto również poinformować, że w przypadku problemów może on liczyć na naszą pomoc („Please do not hesitate to contact me in case of any doubts”).
Zakończenie maila po angielsku powinno zawierać sformułowanie zgodne ze zwrotem grzecznościowym użytym na początku. Najczęściej stosowane kończące mail zwroty po angielsku to: „Best regards”, „Best wishes,” czy „All the best”. Są to jednak sformułowania mniej formalne. Oficjalny mail powinien zawierać zwrot:
Przed wysłaniem e-maila należy pamiętać, by zawsze dokładnie go przeczytać, zwracając szczególną uwagę, czy:
W ramach świadczonych usług Biuro Tłumaczeń ATT oferuje tłumaczenie korespondencji biznesowej z i na język angielski, ale również w innych kombinacjach językowych. W ten sposób umożliwiamy klientom efektywną komunikację mailową, usprawniając ich codzienną pracę.
